La tutela imperativa dell'art. 327a CO#
Il lavoro non può comportare costi a carico del dipendente. Accordi che trasferiscono le spese sull'impiegato sono considerati nulli per legge.
Spese a piè di lista vs forfettarie#
I rimborsi avvengono su presentazione delle ricevute originali oppure tramite forfettari mensili concordati con le autorità fiscali cantonali per i ruoli dirigenziali.
Indennità chilometrica per auto privata#
L'uso della propria auto per servizio viene risarcito a circa 0.70-0.80 CHF al chilometro, coprendo carburante, usura del veicolo e polizze assicurative.
Diaria pasti e pernottamenti#
Per trasferte fuori sede i pasti vengono rimborsati mediamente tra 30 e 35 CHF a pasto, oltre alla copertura completa dell'albergo.
Spese di telelavoro e sentenza del Tribunale Federale#
Se il lavoro da casa è imposto dall'azienda in assenza di postazioni in sede, il lavoratore ha diritto a un indennizzo per le spese sostenute (DTF 145 III 263).
Trattamento fiscale sul certificato di salario#
Nel certificato di salario svizzero le spese vanno dichiarate. I forfait per le spese approvati figurano al numero 13 e sono considerati rimborso spese esente da imposta, non salario imponibile.
Verificare il regolamento delle spese in cinque punti#
Chi accetta un posto con spese forfettarie o con attività sul campo dovrebbe leggere il regolamento delle spese non solo dopo la prima deduzione sullo stipendio. Cinque clausole decidono se alla fine del mese ci rimetti:
- Campo di applicazione. Il regolamento vale per tutti i collaboratori o solo per determinate funzioni? Servizio esterno e servizio interno sono spesso trattati in modo diverso.
- Obbligo di giustificativo e termine. Entro quale termine vanno presentati i giustificativi e cosa succede con le note spese tardive? Una clausola di decadenza a 30 giorni è usuale, ma non obbligatoria.
- Forfait e loro copertura. Un forfait deve coprire le spese effettive secondo l’art. 327a CO. Se è inferiore, l’accordo è nullo in questa misura: il datore di lavoro deve la differenza.
- Decadenza in caso di assenza. I forfait cadono durante vacanze, malattia o home office, oppure vengono versati anche in quei periodi?
- Restituzione. A quali condizioni il datore di lavoro può chiedere indietro spese già pagate, per esempio in caso di giustificativi presentati in ritardo o contestati?
Chi conosce questi cinque punti può porre due domande mirate al colloquio. Non sembra diffidenza: dimostra che capisci il meccanismo di una posizione con lavoro sul campo.
Se le spese non vengono pagate: tre livelli di escalation#
Le spese che il datore di lavoro non rimborsa sono di fatto una deduzione sullo stipendio. Poiché il diritto secondo l’art. 327a CO è imperativo, puoi farlo valere in tre livelli, dal richiamo cortese fino al tribunale:
- Copie dei giustificativi con un breve elenco. Una tabella con data, scopo, importo e numero di giustificativo, più la clausola del regolamento su cui ti basi. Senza elenco la discussione scivola subito sul piano del «era una cosa privata».
- Diffida scritta con termine. Due o tre settimane di termine, consegna comprovabile. Controlla anche se la trattenuta sullo stipendio era ammissibile: un trattenimento generale delle spese a titolo di «garanzia» non lo è.
- Via giudiziaria. Competente è di regola il tribunale del lavoro del domicilio o della sede dell’azienda. Va considerato il termine di prescrizione di cinque anni per le pretese derivanti dal rapporto di lavoro; per le spese decorre dal momento in cui la spesa avrebbe dovuto essere rimborsata.
Resta sul punto: non si tratta di un forfait come componente dello stipendio, ma di spese rimborsate. Questa distinzione decide anche nel certificato di salario se l’importo resta esente da imposta.