Principe fondamental : l'art. 327a CO#
Le travail ne doit rien coûter à l'employé. Toute clause contractuelle mettant les frais professionnels à la charge du salarié est nulle de plein droit.
Frais effectifs contre forfaits de frais#
Les frais effectifs sont remboursés sur facture ou ticket de caisse. Les forfaits mensuels, fréquents chez les cadres, doivent être validés par l'administration fiscale cantonale.
Indemnités kilométriques et transports#
L'utilisation professionnelle du véhicule privé est indemnisée entre 0.70 et 0.80 CHF par kilomètre selon les barèmes TCS. Les abonnements CFF (demi-tarif ou AG) sont fréquemment pris en charge.
Frais de repas et nuitées#
Les repas pris à l'extérieur lors de déplacements professionnels sont indemnisés sur une base usuelle de 30 à 35 CHF par repas principal.
Indemnités de télétravail selon le Tribunal fédéral#
Lorsque le télétravail est imposé sans poste disponible dans l'entreprise, l'employé a droit à une participation aux frais de connexion et de loyer (ATF 145 III 263).
Traitement fiscal sur le certificat de salaire#
Sur le certificat de salaire suisse, les frais doivent être déclarés. Les forfaits de frais approuvés figurent au chiffre 13 et sont considérés comme un remboursement de frais exonéré d’impôt, et non comme un salaire imposable.
Vérifier le règlement des frais en cinq points#
Celui qui accepte un poste avec des frais forfaitaires ou une activité hors de l’entreprise devrait lire le règlement des frais avant le premier décompte de salaire, et non après. Cinq clauses déterminent si vous payez de votre poche en fin de mois :
- Champ d’application. Le règlement vaut-il pour tout le personnel ou seulement pour certaines fonctions ? Le service externe et le service interne sont souvent traités différemment.
- Justificatifs et délai. Dans quel délai les justificatifs doivent-ils être remis, et que se passe-t-il en cas de décompte tardif ? Une clause de déchéance de 30 jours est courante, mais pas obligatoire.
- Forfaits et leur couverture. Un forfait doit couvrir les frais effectifs au sens de l’art. 327a CO. S’il est inférieur, la convention est nulle dans cette mesure : l’employeur doit la différence.
- Suppression en cas d’absence. Les forfaits tombent-ils pendant les vacances, la maladie ou le télétravail, ou continuent-ils d’être versés ?
- Restitution. À quelles conditions l’employeur peut-il réclamer des frais déjà versés – par exemple en cas de justificatifs remis trop tard ou contestés ?
Quiconque connaît ces cinq points peut poser deux questions ciblées en entretien. Cela ne paraît pas méfiant, mais montre que vous comprenez la mécanique d’un poste de terrain.
Quand les frais ne sont pas remboursés : trois niveaux d’escalade#
Des frais que l’employeur ne rembourse pas constituent de fait une retenue sur salaire. Comme le droit découlant de l’art. 327a CO est impératif, vous pouvez le faire valoir en trois étapes – du rappel courtois au tribunal :
- Copies des justificatifs avec un bref récapitulatif. Un tableau avec la date, le motif, le montant et le numéro de justificatif, ainsi que la clause du règlement sur laquelle vous vous appuyez. Sans récapitulatif, la discussion tombe aussitôt sur le terrain du « c’était donc privé ».
- Rappel écrit avec délai. Un délai de deux à trois semaines, avec preuve de la remise. Vérifiez en même temps si la retenue sur salaire était admissible – une retenue générale de frais à titre de « garantie » ne l’est pas.
- Voie judiciaire. Compétent est en règle générale le tribunal des prud’hommes du domicile ou du siège de l’exploitation. Attention au délai de prescription de cinq ans pour les créances découlant des rapports de travail ; pour les frais, il court dès le moment où la dépense aurait dû être remboursée.
Tenez-vous-en au fond : il ne s’agit pas d’un forfait intégré au salaire, mais de frais remboursés. Cette distinction détermine aussi, sur le certificat de salaire, si le montant reste exonéré d’impôt.