Background Checks & Referenzprüfung in der Schweiz: Regeln & Recht

Nach Art. 328b OR darf der Arbeitgeber nur solche Daten über den Arbeitnehmenden bearbeiten, die für das Arbeitsverhältnis unmittelbar relevant sind (Eignungsbezug). Neugieriges Nachforschen im Privatleben oder Ausfragen ohne Stellenbezug ist gesetzlich verboten.

Ein zentraler Grundsatz im Schweizer Recruiting:

• Der Personaler darf ehemalige Vorgesetzte oder Kollegen nur dann kontaktieren, wenn der Bewerber dies ausdrücklich gestattet (z.B. durch Nennung der Referenzperson im CV oder auf Nachfrage).
• Kontaktaufnahmen «hinter dem Rücken» beim aktuellen Arbeitgeber verletzen die Fürsorgepflicht und das Datenschutzgesetz schwerwiegend und können schadenersatzpflichtig machen.
• Auskünfte dürfen sich nur auf Arbeitsleistung, Fachkompetenz und Verhalten beziehen – Privatsphäre, Krankheiten oder Gewerkschaftsmitgliedschaften sind tabu.

Der Auszug aus dem Betreibungsregister darf nur für Stellen verlangt werden, bei denen der Mitarbeitende direkten Zugriff auf Unternehmensgelder hat (z.B. Kassier, Buchhalter, Treuhänder, Geschäftsleitung). Bei einem Softwareentwickler oder Grafiker ohne Finanzverantwortung ist die Forderung nach einem Betreibungsauszug unzulässig.

Ein normaler Strafregisterauszug darf nur bei sicherheitsrelevanten Berufen (Sicherheitsdienste, Bankwesen, Justiz) eingefordert werden. Bei Berufen mit regelmässigem Kontakt zu Minderjährigen oder schutzbedürftigen Personen (Lehrpersonen, Erzieher, Pflege) verlangen Schweizer Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben den Sonderprivatauszug.

Schweizer Personaler dürfen berufsbezogene Netzwerke (LinkedIn, Xing) einsehen. Das Ausspähen privater Profile auf Instagram, TikTok oder Facebook ohne beruflichen Kontext verstösst hingegen gegen den Grundsatz von Treu und Glauben im Datenschutzrecht.

Eine Referenzliste ist kein Anhang für die erste Bewerbung, sondern ein Dokument, das Sie auf Anfrage in Minuten liefern können. Drei Referenztypen decken die üblichen Fragen ab:

• Direkte Führungskraft (Pflicht): belegt Arbeitsleistung, Zuverlässigkeit und Verhalten. Nennen Sie Funktion, Firma, Zeitraum der Zusammenarbeit und die geschäftliche Telefonnummer.
• Peers oder Projektpartner (eine Person): belegt Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg – relevant für Stellen mit hohem Schnittstellenanteil.
• Kunden oder Lieferanten (optional): belegt Aussenwirkung, sinnvoll in Vertrieb, Beratung und Key Account.

Die Reihenfolge folgt der Relevanz für die Stelle, nicht dem Rang. Vermerken Sie bei jeder Person, ob Sie sie vorab informiert haben; Personaler schätzen es, wenn die Kontaktaufnahme angekündigt ist. Die Liste tragen Sie als separates Blatt – nicht in den Lebenslauf integriert, damit die Kontaktdaten nicht ungefragt im Umlauf sind. Ein Hinweis im CV genügt: «Referenzen auf Anfrage».

Wenn Sie erfahren, dass ein potenzieller Arbeitgeber ohne Ihre Einwilligung bei einem aktuellen Vorgesetzten nachgefragt hat, ist das kein Bagatelldelikt: Es verletzt Art. 328b OR und das Datenschutzgesetz. Vier Schritte, in dieser Reihenfolge:

1. Dokumentieren. Wer hat wann mit wem gesprochen, was wurde gesagt, wer kann es bezeugen? Ohne Notiz verfällt der Sachverhalt.
2. Schriftlich konfrontieren. Verlangen Sie vom Unternehmen eine Stellungnahme und die Zusicherung, dass keine weiteren Auskünfte eingeholt werden. Ein sachlicher Ton ist hier wirksamer als eine Eskalation.
3. Auskunfts- und Löschungsanspruch geltend machen. Nach dem Datenschutzgesetz können Sie Auskunft über die bearbeiteten Personendaten und die Löschung unzulässig beschaffter Angaben verlangen.
4. Beschwerde prüfen. Bei schwerwiegenden Fällen bleibt die Meldung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten sowie – bei einem entstandenen Schaden – die zivilrechtliche Geltendmachung.

Praktisch relevant: Ein Nachweis gelingt meist nur, wenn die Referenzperson den Anruf bestätigt. Bitten Sie sie um eine kurze schriftliche Notiz mit Datum und Namen des Anrufers.